Praca zdalna a korzystanie z własnego sprzętu
Rozprzestrzeniająca się epidemia wirusa SARS-CoV-2 stała się przyczyną podjęcia przez wiele osób decyzji o pozostaniu w domu i podjęciu pracy zdalnej.
Pracodawca oczywiście, jak już było o tym wcześniej mówione w poprzednich artykułach, może zlecić pracownikowi wykonywanie pracy w domu w formie zdalnej. Nie każdemu jednak zostaną zapewnione odpowiednie urządzenia pozwalające na jej realizowanie, skutkiem czego pracownik będzie zmuszony korzystać z własnego, prywatnego sprzętu.
Co w takim przypadku?
Otóż pracownikowi przysługuje ekwiwalent za korzystanie z prywatnego sprzętu, którego wysokość powinna odpowiadać wydatkom poniesionym przez pracownika (art. 6711 § 2 pkt 1 k.p)
Problematyczne może jednak być nieco ustalenie jego wysokości. W tym przypadku Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 28 lipca 2015 roku (sygn. akt III/Aua 280/15) wskazał:
Obowiązujące przepisy prawa nie zakreślają co prawda kwotowych granic ekwiwalentu, jednak orzecznictwo sądowe, w tym orzecznictwo administracyjne, wypracowało kryteria określenia wielkości ekwiwalentu objętego zwolnieniem, który powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniających nakład pracy i aktualne koszty. I tak, znaczenie ma rodzaj, wartość, częstotliwość wykorzystywania sprzętu pracownika na potrzeby pracodawcy, stopień zużycia sprzętu. Kwotę wypłaty ustala się jako odpowiadającą wartości użyczenia rzeczy z punktu widzenia racjonalnie działającego pracodawcy. Ekwiwalent z definicji językowej to rzecz równa innej wartością, równoważnik. Zatem zwolnienie dotyczy kwoty pieniężnej odpowiadającej wartości używania przez pracownika swojego sprzętu do wykonywania pracy.
W celu oszacowania tej wartości pracodawca ustalić musi szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt bez żadnej kalkulacji. Nie może być to kwota przypadkowa i musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy między kwotą ekwiwalentu a wartością używanego do celów służbowych sprzętu należącego do pracownika.
Z powyższego wynika, iż to niejako na pracodawcy ciąży obowiązek ustalenia reguł pozwalających na obliczenie takiego ekwiwalentu. Czynnikami jakie będą wpływać na taka wysokość będzie na przykład cena prądu w stosunku do jego zużycia.
Co warto wiedzieć art.21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przewiduje zwolnienie od opodatkowania ekwiwalentu pieniężnego z tytułu używania przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu, stanowiących ich własność.
Przepis ten wprowadza jednak kilka przesłanek, jakie musza być spełnione. W pierwszej kolejności ekwiwalent ten musi mieć charakter pieniężny, dalej sprzęt jaki będzie wykorzystywany do pracy zdalnej musi należeć do pracownika, a wiec musi być jego własnością. W końcu konieczne jest uwzględnienie również wysokości ekwiwalentu. W tym wypadku wskazuje się, iż kwoty przekraczające równowartość korzystania ze sprzętu nie stanowią ekwiwalentu wolnego od składek. Dlatego podlegają składkowaniu jako przychód ubezpieczonego ze stosunku pracy. Stad też ważne jest prawidłowe ustalenie ekwiwalentu.
