Praca zdalna – prawa pracownika

Praca zdalna na stałe weszła do polskiego prawa pracy. Kodeks pracy szczegółowo reguluje zasady jej wykonywania – obowiązki pracodawcy, prawa pracownika i warunki na jakich można ją uzgodnić lub cofnąć. Wielu pracowników nie zna swoich praw w tym zakresie – i przez to traci realne korzyści finansowe lub godzi się na warunki których prawo nie pozwala narzucać.

Czym jest praca zdalna

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w szczególności pod adresem zamieszkania pracownika – z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być całkowita – gdy pracownik pracuje wyłącznie poza siedzibą pracodawcy – lub hybrydowa – gdy część czasu pracuje zdalnie, a część stacjonarnie.

Jak uzgodnić pracę zdalną

Praca zdalna może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony przez: pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, a także pracownika będącego rodzicem dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu lub orzeczenie o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Ochrona ta dotyczy też rodziców dzieci po ukończeniu przez nie 18 roku życia – jeżeli dziecko legitymuje się odpowiednim orzeczeniem.

Pracodawca może odmówić uwzględnienia wniosku jedynie gdy praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. O przyczynie odmowy informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę

W szczególnych okolicznościach pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną bez uzgodnienia – w czasie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub gdy zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może cofnąć polecenie pracy zdalnej – ale musi to zrobić z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Jeśli warunki lokalowe lub techniczne pracownika zmienią się i uniemożliwią pracę zdalną – pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a pracodawca niezwłocznie cofa polecenie.

Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej

To jeden z najważniejszych obszarów z praktycznego punktu widzenia. Pracodawca jest obowiązany: zapewnić materiały i narzędzia pracy w tym urządzenia techniczne niezbędne do pracy zdalnej, zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi lub pokryć związane z tym koszty, pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca umożliwia też pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami i korzystanie z pomieszczeń, urządzeń oraz działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Praca zdalna nie oznacza więc wykluczenia z życia firmy.

Ekwiwalent lub ryczałt – prawo do rekompensaty kosztów

Jeśli pracownik korzysta z własnych urządzeń i narzędzi – przysługuje mu ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Zamiast ekwiwalentu strony mogą uzgodnić ryczałt którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika.

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu uwzględnia się normy zużycia materiałów i urządzeń, ich ceny rynkowe, zużycie energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Co kluczowe: ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych – co oznacza realne korzyści finansowe dla pracownika. Jeśli pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu lub ryczałtu mimo że pracownik korzysta z własnego sprzętu i ponosi koszty energii i internetu – pracownik może dochodzić tych należności przed sądem pracy.

Jakiej pracy nie można wykonywać zdalnie

Praca zdalna nie obejmuje prac: szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych lub substancji wydzielających uciążliwe zapachy, powodujących intensywne brudzenie. Dla tych kategorii pracy przepisy nie przewidują możliwości pracy zdalnej.

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej

Pracodawca jest odpowiedzialny za bezpieczne warunki pracy również przy pracy zdalnej. Jest obowiązany przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającą wpływ pracy zdalnej na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Na podstawie tej oceny opracowuje informację o zasadach organizacji stanowiska pracy, zasadach bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, czynnościach po zakończeniu pracy i zasadach postępowania w sytuacjach awaryjnych.

W razie wypadku przy pracy zdalnej stosuje się przepisy o wypadkach przy pracy – odpowiednio.

Kontrola pracownika zdalnego

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej – w zakresie wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony danych. Kontrola odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Prawo do cofnięcia pracy zdalnej – i ograniczenia pracodawcy

Zarówno pracodawca jak i pracownik mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków. Termin przywrócenia ustala się wzajemnie – w braku porozumienia wynosi 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Istotne ograniczenie: pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej wobec pracowników objętych obowiązkową pracą zdalną – ciężarnych, rodziców dzieci do 4 lat i opiekunów osób z niepełnosprawnościami – chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy.

Zakaz dyskryminacji pracowników zdalnych

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownik stacjonarny w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń. Pracownik nie może być dyskryminowany ani z powodu wykonywania pracy zdalnej ani z powodu odmowy jej wykonywania. Odmowa pracy zdalnej oraz cofnięcie zgody na pracę zdalną nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.

Praca zdalna okazjonalna – 24 dni w roku

Odrębną instytucją jest praca zdalna okazjonalna – wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisów o zapewnieniu sprzętu, ekwiwalencie i ryczałcie. Jest to elastyczna forma pracy przy doraźnych potrzebach pracownika.

Jak możemy pomóc

Jeśli pracodawca odmawia pracy zdalnej mimo że jesteś do niej uprawniony, nie wypłaca ekwiwalentu lub ryczałtu, lub narusza inne przepisy o pracy zdalnej – skontaktuj się z nami.

Kancelaria pomoże Ci w: ocenie czy masz prawo do pracy zdalnej i czy pracodawca może odmówić jej uwzględnienia, dochodzeniu ekwiwalentu lub ryczałtu za korzystanie z własnego sprzętu i ponoszenie kosztów energii i internetu, dochodzeniu innych należności wynikających z przepisów o pracy zdalnej, obronie przed wypowiedzeniem w związku z odmową wykonywania pracy zdalnej lub jej cofnięciem.

Umów się na konsultację w Poznaniu już dziś

Nie musisz przechodzić przez to sam. Nasza kancelaria w centrum Poznania wspiera pracowników w sporach z pracodawcami – z profesjonalizmem, transparentnością i wieloletnim doświadczeniem przed poznańskimi sądami.

Pracodawcy mają swoich prawników. Ty też potrzebujesz prawnika po swojej stronie.

Z praktyki Sądu Rejonowego – Sądu Pracy w Poznaniu wiemy że zdecydowana większość spraw prowadzonych przez profesjonalnych pełnomocników kończy się znacznie korzystniejszym wynikiem niż sprawy prowadzone samodzielnie.

📞 Umów się na konsultację:

Kowalak Jędrzejewska Konrady i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań Tel.: +48 61 222 49 63 Tel./faks: 61 842 74 45 E-mail: kancelaria@prawnikpoznanski.pl

🗓️ Konsultacje stacjonarne i online 🏛️ Reprezentacja przed poznańskimi sądami 🌍 Obsługa klientów z Poznania i okolic (Jarocin, Gniezno, Września, Kalisz, Leszno)

Oddział Jarocin: Aleja Niepodległości 6, 63-200 Jarocin Tel.: +48 575 641 021 E-mail: adwokat@kancelariajarocin.pl Web: kancelariajarocin.pl