Regulamin pracy i regulamin wynagradzania – obowiązki pracodawcy
Regulamin pracy i regulamin wynagradzania to dwa podstawowe dokumenty porządkujące zasady zatrudnienia w zakładzie pracy. Dla pracodawcy mają podwójne znaczenie – z jednej strony to obowiązek prawny którego naruszenie grozi odpowiedzialnością, z drugiej realne narzędzie zarządzania które chroni pracodawcę w sporach z pracownikami. Dobrze napisany regulamin to fundament bezpiecznych stosunków pracy.
Regulamin pracy – kto musi go mieć
Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy mają pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników – chyba że kwestie które miałby regulować są już uregulowane w obowiązującym układzie zbiorowym pracy.
Jeśli zatrudniasz mniej niż 50 pracowników – możesz wprowadzić regulamin dobrowolnie, ale nie musisz. Wyjątek: jeśli zatrudniasz od 20 do 49 pracowników i działa u Ciebie zakładowa organizacja związkowa która wystąpi z wnioskiem o wprowadzenie regulaminu – masz obowiązek go wprowadzić, chyba że odpowiednie kwestie reguluje układ zbiorowy.
Jeśli nie masz regulaminu i nie jesteś nim objęty układem zbiorowym – pewne informacje które normalnie trafiają do regulaminu musisz i tak przekazać każdemu pracownikowi indywidualnie, w informacji o warunkach zatrudnienia. Brak regulaminu nie zwalnia Cię z obowiązku informacyjnego.
Co musi zawierać regulamin pracy
Regulamin pracy powinien regulować organizację i porządek w procesie pracy. W szczególności musi określać: organizację pracy i warunki przebywania na terenie zakładu – zarówno w czasie pracy jak i po jej zakończeniu – a także zasady wyposażenia pracowników w narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe, porę nocną obowiązującą u pracodawcy, termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia, wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym i kobietom, rodzaje prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu przygotowania zawodowego oraz wykaz lekkich prac dla młodocianych zatrudnionych w innym celu, obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, informację o karach porządkowych – upomnieniu, naganie i karze pieniężnej – i zasadach ich stosowania.
Regulamin nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż Kodeks pracy i inne przepisy prawa pracy.
Jak wprowadzić regulamin pracy
Jeśli u Ciebie działają zakładowe organizacje związkowe – regulamin pracy ustalasz w uzgodnieniu z nimi. Strony powinny ustalić termin negocjacji. Jeśli w tym terminie nie uda się uzgodnić treści – pracodawca samodzielnie ustala regulamin, uwzględniając w miarę możliwości stanowiska związków.
Jeśli organizacje związkowe nie działają – ustalasz regulamin samodzielnie.
Wejście w życie i zapoznanie pracowników – tego nie wolno zaniedbać
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy – na przykład przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie emailem lub udostępnienie w intranecie.
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy masz obowiązek zapoznać go z regulaminem. Pracownik potwierdza zapoznanie się na piśmie. To potwierdzenie jest istotnym dowodem w ewentualnym sporze – jeśli go nie masz a pracownik twierdzi że o czymś nie wiedział, pracodawca jest w trudnej sytuacji.
Przy każdej zmianie regulaminu – nowe potwierdzenia zapoznania. Niby drobiazg, w praktyce bardzo ważny.
Regulamin wynagradzania – kto musi go mieć
Regulamin wynagradzania jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym który w wymaganym zakresie reguluje wynagrodzenia.
Jeśli mniej niż 50 pracowników – możesz wprowadzić regulamin wynagradzania dobrowolnie. Jeśli zatrudniasz od 20 do 49 pracowników i zakładowa organizacja związkowa złożyła wniosek o ustalenie regulaminu – jesteś zobowiązany go wprowadzić.
Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu gdy pracownicy zostaną objęci układem zbiorowym pracy który w wystarczającym zakresie reguluje warunki wynagradzania i umożliwia ustalanie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę. Jeśli taki układ zostanie zawarty – regulamin wynagradzania ustępuje mu miejsca.
Co musi zawierać regulamin wynagradzania
Regulamin wynagradzania powinien określać warunki wynagradzania za pracę w sposób który umożliwia ustalenie indywidualnego wynagrodzenia każdego pracownika. W praktyce oznacza to co najmniej: wysokość lub zasady ustalania wynagrodzenia zasadniczego, składniki wynagrodzenia – premie, dodatki, nagrody – i warunki ich przyznawania, inne świadczenia związane z pracą jeśli pracodawca je przyznaje.
Pracodawca może też uregulować w regulaminie wynagradzania zasady wypłacania należności z tytułu podróży służbowych. To ważne – jeśli regulamin lub układ zbiorowy tego nie reguluje, stosuje się przepisy rozporządzenia o podróżach służbowych przeznaczonego dla sfery budżetowej. Diety ustalone przez pracodawcę nie mogą być niższe niż te wynikające z tego rozporządzenia.
Jak wprowadzić regulamin wynagradzania
Jeśli działają zakładowe organizacje związkowe – regulamin wynagradzania uzgadniasz z nimi. Jeśli nie działają – ustalasz samodzielnie.
Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników – pułapka której nie można zbagatelizować
To jeden z najczęstszych i najkosztowniejszych błędów pracodawców. Jeśli regulamin wynagradzania przyznaje pracownikom określone świadczenia – na przykład premię regulaminową lub dodatek – warunki te wchodzą do treści stosunku pracy każdego pracownika. Pracodawca jest nimi związany tak jak umową o pracę.
Chcesz zlikwidować premię albo obniżyć dodatek? Sama zmiana regulaminu nie wystarczy. Pracownicy których warunki wynagradzania pogarszają się muszą otrzymać wypowiedzenie zmieniające – z zachowaniem okresu wypowiedzenia i z uwzględnieniem wszystkich przepisów ochronnych. Pominięcie tego kroku to prosta droga do roszczeń pracowniczych i przegranej w sądzie.
Regulamin a układ zbiorowy pracy – co ważniejsze
W hierarchii źródeł prawa pracy układ zbiorowy ma pierwszeństwo przed regulaminem. Regulamin wynagradzania nie może być mniej korzystny dla pracowników niż układ zbiorowym którym są objęci. Jeśli objąłeś pracowników układem zbiorowym który w wystarczającym zakresie reguluje wynagrodzenia – regulamin wynagradzania przestaje obowiązywać w tym zakresie z mocy prawa.
Konsekwencje braku regulaminu
Pracodawca zobowiązany do wprowadzenia regulaminu który go nie posiada narusza przepisy prawa pracy i może zostać ukarany przez Państwową Inspekcję Pracy.
Ale to nie jedyne ryzyko. Brak regulaminu pracy oznacza że nie możesz skutecznie stosować kar porządkowych wobec pracowników – bo katalog naruszeń i zasady karania muszą wynikać właśnie z regulaminu. Nałożona bez tego podstawy kara może być skutecznie podważona przez pracownika.
Brak regulaminu wynagradzania przy braku innych aktów regulujących wynagrodzenia może rodzić spory o to co konkretnie pracownikowi przysługuje – i w takim sporze pracodawca jest w słabszej pozycji.
Praktyczne wskazówki
Pisz jasno i konkretnie. Regulamin pełen ogólników to gotowy przepis na spory. Każde postanowienie powinno być jednoznaczne.
Dostosuj regulamin do swojej działalności. Gotowe wzory z internetu często są nieaktualne lub niedostosowane do specyfiki konkretnej firmy.
Aktualizuj regularnie. Prawo pracy zmienia się – regulamin który nie był aktualizowany od lat może zawierać postanowienia sprzeczne z obowiązującymi przepisami.
Dbaj o potwierdzenia. Każdy nowy pracownik powinien podpisać potwierdzenie zapoznania się z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy.
Nie zmieniaj warunków wynagradzania bez wypowiedzeń zmieniających. To najczęstsza przyczyna kosztownych sporów.
Jak możemy pomóc
Kancelaria przygotowuje regulaminy pracy i wynagradzania dopasowane do specyfiki działalności pracodawcy – zgodne z obowiązującymi przepisami i sprawdzone pod kątem ryzyka prawnego.
Pomożemy Ci w: ocenie czy masz obowiązek wprowadzenia regulaminu, przygotowaniu projektu regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania, przeprowadzeniu procedury konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, wdrożeniu regulaminu i zadbaniu o prawidłowe zapoznanie pracowników, aktualizacji istniejących regulaminów, procedurze zmiany regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracowników wraz z przygotowaniem wypowiedzeń zmieniających, uregulowaniu zasad wypłacania należności z tytułu podróży służbowych, obsłudze sporów z pracownikami dotyczących regulaminowych warunków zatrudnienia.
Umów się na konsultację w Poznaniu już dziś
Dobrze napisany regulamin to inwestycja która procentuje przy każdym sporze pracowniczym. Zły regulamin – albo jego brak – to realne ryzyko finansowe i wizerunkowe.
📞 Umów się na konsultację:
Kowalak Jędrzejewska Konrady i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań Tel.: +48 61 222 49 63 Tel./faks: 61 842 74 45 E-mail: kancelaria@prawnikpoznanski.pl
🗓️ Konsultacje stacjonarne i online 🏛️ Reprezentacja przed poznańskimi sądami 🌍 Obsługa klientów z Poznania i okolic (Jarocin, Gniezno, Września, Kalisz, Leszno)
Oddział Jarocin: Aleja Niepodległości 6, 63-200 Jarocin Tel.: +48 575 641 021 E-mail: adwokat@kancelariajarocin.pl Web: kancelariajarocin.pl