Czy można mailowo doręczać pisma do sądu?

Strona główna Porady prawne

Bartosz Kowalak

14 lipca 2016

W ostatnim czasie trafiła do naszej Kancelarii sprawa, w której oskarżony złożył wniosek o uzasadnienie wyroku w mailu zaadresowanym do sądu. Prezes sądu odmówił przyjęcia wniosku jako złożonego po terminie, który wynosi siedem dni. Powodem odmowy był jednak fakt, że oskarżony po tygodniu od wysłania maila, z ostrożności napisał jeszcze raz wniosek, ale już za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Prezes sądu rozstrzygnął odmownie sprawę na podstawie drugiego pisma, które rzeczywiście zostało złożone po terminie. Prawdopodobnie jednak nie wiedział o wcześniej korespondencji mailowej. Pytanie zatem, czy prezes sądu postąpił zasadnie. Przypadek ten może stanowić przyczynek do szerszych rozważań, czy w ogóle dopuszczalne (skuteczne) jest w procesie doręczanie pism do sądu via email albo w inny sposób niż tylko listownie. W rozważaniach tych pominięta zostanie kwestia certyfikowanych dokumentów elektronicznych.

Kwestię doręczania pism do sądu, czy to administracyjnego, czy to cywilnego, czy to karnego (wojskowego) określają przepisy stosownej procedury. Przepisy te przewidują pewne warunki formalne pism. Przepisy te milczą jednak nad kwestią nośnika pisma. Oznacza to, że co do zasady nie ma zakazu nadawania pism np. mailem, faxem, skanem czy telegramem. A brak tego zakazu, można poczytać jako dopuszczalność doręczenia pism we wskazanej formie. Na tym też stanowisku stoją sądy zarówno administracyjne, cywilne, jak i karne. Tytułem przykładu służą następujące wyroki:

  • Sąd Apelacyjny w Białymstoku w postanowieniu z dnia 08 grudnia 2010, I ACz 1065/10 : Korespondencja przesłana drogą elektroniczną odpowiada wymaganiom pisemności.

  • Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 29 kwietnia 1977, III CZP 23/77: Środek odwoławczy może być wniesiony w telegramie nadanym przez telefon.

  • Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z dnia 21 grudnia 2011, II FZ 447/11: Chwilą wniesienia pisma procesowego drogą elektroniczną, jakkolwiek obarczonego brakiem formalnym określonym w art. 46 § 1 pkt 4 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.), jednakże wskazującego na zachowanie terminu z art. 194 § 2 w/w ustawy, będzie moment rzeczywistego przesłania poczty elektronicznej.

Podsumowując powyższe, sąd po otrzymaniu pisma strony sformułowanego w postaci np. maila, powinien to pismo wydrukować, opatrzyć prezentatą oraz dołączyć do akt.

Dalszą kwestią oprócz dopuszczalności nadania pisma mailem, jest to czy tak sporządzone pismo będzie skuteczne. Należy bowiem odróżnić aspekt dopuszczalności od skuteczności danej czynności dokonywanej w procesie. Czynność procesowa może być dopuszczalna, ale nie musi wywoływać skutków prawnych. Przykładem czynności dopuszczalnej, lecz obarczonej ryzykiem nieskuteczności jest dochodzenie przed sądem przedawnionych roszczeń. Można wszcząć taką sprawę, ale zostanie ona przegrana, jeżeli pozwany podniesie zarzut przedawnienia.

Istotnym elementem pisma, który musi się na nim znaleźć dla wywołania skutku jego wniesienia, jest własnoręczny podpis. Nasuwa się więc prosty wniosek, że nadanie pisma w wyżej wymienionych formach będzie obarczone wadą braku własnoręcznego podpisu. Brak ten jest jednak usuwalny. Oznacza to, że osoba wnosząca niepodpisane pismo może w późniejszym terminie je uzupełnić albo potwierdzić przesyłając podpisane pismo do sądu albo potwierdzając je w sądzie. Co najważniejsze, uzupełnienie czy potwierdzenie pisma w późniejszym czasie ma skutek z datą wsteczną. “Niepodpisane” pismo staje się skuteczne z chwilą jego pierwotnego wysłania, co chroni osobę je składającą przed ryzykiem niedochowania terminu na złożenie pisma, bo braki pisma można uzupełniać w późniejszym terminie. Potwierdzenie takiego trybu postępowania znaleźć można w uchwale Sądu Najwyższego z dnia 20 grudnia 2006, I KZP 29/06: Środek odwoławczy może być wniesiony za pomocą telefaksu, jednak skuteczność tego pisma procesowego warunkuje uzupełnienie wymogu formalnego, polegającego na złożeniu na nim własnoręcznego podpisu przez wnoszącego środek.

Damian Nowicki – prawnik w Kancelarii Adwokacko-Radcowskiej Kacprzak Kowalak z siedzibą w Poznaniu