Czy można złożyć pismo do sądu mailem lub faksem – i czy będzie skuteczne

Do kancelarii trafiła sprawa w której oskarżony złożył wniosek o uzasadnienie wyroku wysyłając maila do sądu – w terminie. Tydzień później, dla ostrożności, wysłał ten sam wniosek tradycyjną pocztą. Prezes sądu odniósł się do drugiego pisma i odmówił jego przyjęcia jako złożonego po terminie. O pierwszym mailu prawdopodobnie nie wiedział. Czy miał rację? I szerzej – czy w ogóle można skutecznie złożyć pismo do sądu mailem, faksem lub skanem?

Dopuszczalność – przepisy tego nie zakazują

Przepisy procedury cywilnej, karnej i administracyjnej określają warunki formalne pism procesowych. Żaden z tych przepisów nie zawiera jednak zakazu składania pism drogą elektroniczną, faksem czy telegramem. A brak zakazu – w prawie procesowym – oznacza dopuszczalność.

Sądy potwierdziły to wielokrotnie. Sąd Apelacyjny w Białymstoku w postanowieniu z 8 grudnia 2010 r. (I ACz 1065/10) orzekł wprost że korespondencja przesłana drogą elektroniczną odpowiada wymaganiom pisemności. Sąd Najwyższy już w 1977 r. uznał że środek odwoławczy może być wniesiony telegramem nadanym przez telefon. Naczelny Sąd Administracyjny w postanowieniu z 21 grudnia 2011 r. (II FZ 447/11) wskazał że chwilą wniesienia pisma drogą elektroniczną jest moment rzeczywistego przesłania poczty elektronicznej.

Po otrzymaniu maila od strony sąd powinien wydrukować pismo, opatrzyć je prezentatą i dołączyć do akt.

Skuteczność – to już inna kwestia

Dopuszczalność i skuteczność to dwie różne rzeczy. Pismo może zostać przyjęte przez sąd, ale jeszcze nie wywoływać skutków prawnych jeśli zawiera braki formalne.

Kluczowy brak pisma wysłanego mailem lub faksem to brak własnoręcznego podpisu. Podpis jest wymagany dla skuteczności pisma procesowego.

Dobra wiadomość: brak podpisu jest usuwalny. Oznacza to że można go uzupełnić – przesyłając podpisane pismo do sądu w późniejszym terminie albo potwierdzając je osobiście w sądzie. Co najważniejsze – uzupełnienie braku działa wstecz. Pismo staje się skuteczne z datą jego pierwotnego wysłania, nie z datą uzupełnienia podpisu.

Sąd Najwyższy potwierdził to w uchwale z 20 grudnia 2006 r. (I KZP 29/06): środek odwoławczy może być wniesiony faksem, a jego skuteczność jest uzależniona od późniejszego uzupełnienia własnoręcznego podpisu.

Wracając do sprawy z kancelarii

Oskarżony wysłał maila w terminie – pismo było dopuszczalne i termin został zachowany. Brak podpisu był wadą usuwalną którą mógł uzupełnić. Prezes sądu rozstrzygając sprawę na podstawie drugiego pisma – wysłanego pocztą po terminie – pominął pierwsze pismo elektroniczne. Postąpił błędnie.

Praktyczna wskazówka

Jeśli składasz pismo do sądu mailem lub faksem – zrób to niezwłocznie a następnie jak najszybciej uzupełnij brak podpisu przesyłając podpisany egzemplarz. Zachowaj potwierdzenie wysłania maila lub faks z datą i godziną nadania – to Twój dowód na dochowanie terminu.

Jak możemy pomóc

Jeśli masz wątpliwości dotyczące terminu lub formy złożenia pisma procesowego – skontaktuj się z nami zanim podejmiesz decyzję.

📞 Umów się na konsultację:

Kowalak Jędrzejewska Konrady i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań Tel.: +48 61 222 49 63 Tel./faks: 61 842 74 45 E-mail: kancelaria@prawnikpoznanski.pl

🗓️ Konsultacje stacjonarne i online

Oddział Jarocin: Aleja Niepodległości 6, 63-200 Jarocin Tel.: +48 575 641 021 E-mail: adwokat@kancelariajarocin.pl Web: kancelariajarocin.pl