Praca zdalna – obowiązki pracodawcy
Praca zdalna to dziś standard w wielu branżach. Dla pracodawcy oznacza jednak nie tylko elastyczność i oszczędności na powierzchni biurowej – ale też konkretne obowiązki których niedopełnienie może skutkować roszczeniami pracowników i problemami z inspekcją pracy. Warto wiedzieć co dokładnie prawo nakłada na pracodawcę i jak się do tego przygotować.
Przepisy o pracy zdalnej stosuje się nie tylko do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę – ale też do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie, na przykład mianowania.
Jak uzgodnić pracę zdalną – od czego zacząć
Praca zdalna wymaga uzgodnienia między pracodawcą a pracownikiem. Może to nastąpić już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia – z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika złożony pisemnie lub elektronicznie. Uzgodnienie zmiany warunków pracy na pracę zdalną nie wymaga formy pisemnej wymaganej przy zwykłej zmianie warunków umowy o pracę.
W pewnych szczególnych sytuacjach pracodawca może polecić pracę zdalną jednostronnie – bez uzgodnienia. Dotyczy to okresu obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także sytuacji gdy zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu jest czasowo niemożliwe z powodu działania siły wyższej. Warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia że posiada warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć takie polecenie z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. Jeśli pracownik poinformuje pracodawcę że warunki lokalowe lub techniczne uległy zmianie i uniemożliwiają pracę zdalną – pracodawca niezwłocznie cofa polecenie.
Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną
Część pracowników ma prawo do pracy zdalnej które pracodawca co do zasady musi uszanować. Dotyczy to pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownika sprawującego opiekę nad członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności, a także rodziców dzieci z niepełnosprawnościami i niektórych innych grup określonych przepisami. Ochrona rodziców dzieci z niepełnosprawnościami obowiązuje też po ukończeniu przez dziecko 18 roku życia.
Odmowa jest możliwa tylko gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. Musisz wtedy poinformować pracownika o przyczynie odmowy – pisemnie lub elektronicznie – w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku.
Zasady pracy zdalnej – regulamin lub porozumienie
Przed wprowadzeniem pracy zdalnej pracodawca powinien ustalić jej zasady. Odbywa się to w jednej z kilku form.
Pierwszeństwo mają negocjacje ze związkami zawodowymi – zakładowy układ zbiorowy pracy, protokół dodatkowy do układu lub porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeśli nie uda się uzgodnić treści ze wszystkimi związkami – wystarczy porozumienie z organizacjami reprezentatywnymi zrzeszającymi co najmniej 5% pracowników.
Jeśli w terminie 30 dni od podjęcia rokowań lub przedstawienia projektu porozumienia nie dojdzie do zawarcia porozumienia – pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte w toku negocjacji. Jeśli nie ma organizacji związkowych – regulamin ustala pracodawca po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Informacja o zawartym porozumieniu podlega wpisowi do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy.
Jeśli żaden z tych aktów nie został wydany – praca zdalna jest nadal możliwa, ale zasady ustala pracodawca w poleceniu lub w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
Co powinny regulować zasady pracy zdalnej? Grupy pracowników które mogą pracować zdalnie, zasady pokrywania kosztów przez pracodawcę, wysokość lub sposób ustalania ekwiwalentu albo ryczałtu, zasady porozumiewania się i potwierdzania obecności, zasady kontroli pracy zdalnej, zasady kontroli bhp i ochrony danych osobowych, zasady serwisu, inwentaryzacji i aktualizacji oprogramowania powierzonych narzędzi. Nawet przy jednostronnym poleceniu pracy zdalnej pracodawca musi uregulować te kwestie odpowiednio w treści polecenia.
Obowiązki sprzętowe i finansowe – co musisz zapewnić pracownikowi
To jeden z obszarów który pracodawcy najczęściej bagatelizują – i który najczęściej rodzi roszczenia.
Sprzęt i narzędzia. Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – w tym urządzenia techniczne. Jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu – przysługuje mu ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.
Instalacja i serwis. Pracodawca zapewnia instalację, serwis i konserwację narzędzi – albo pokrywa koszty z tym związane.
Koszty energii i telekomunikacji. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. To ustawowy obowiązek – nie dobrowolna decyzja.
Inne koszty. Pracodawca pokrywa też inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną – jeśli ich zwrot został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu.
Ekwiwalent lub ryczałt – bez podatku dochodowego. Jeśli pracownik używa własnego sprzętu – przysługuje mu ekwiwalent w wysokości ustalonej z pracodawcą albo ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom. Przy ustalaniu wysokości bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów, ceny rynkowe sprzętu, zużycie energii i koszty telekomunikacji.
Kluczowa informacja: zapewnienie sprzętu, pokrycie kosztów oraz ekwiwalent i ryczałt nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. To realna oszczędność dla pracownika – i powód dla którego warto te świadczenia wdrożyć i odpowiednio udokumentować.
Szkolenia i pomoc techniczna. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi zdalnemu niezbędne szkolenia i pomoc techniczną.
Obowiązki informacyjne – co i kiedy przekazać pracownikowi
Przy wdrożeniu pracy zdalnej pracodawca przekazuje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej – najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej – informację o: jednostce organizacyjnej w której strukturze znajduje się stanowisko pracownika zdalnego, osobie lub organie odpowiedzialnym za współpracę z pracownikiem zdalnym i upoważnionym do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej.
Jeśli praca zdalna jest uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę – te informacje są elementem standardowej informacji o warunkach zatrudnienia przekazywanej w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej
Pracodawca odpowiada za bezpieczne warunki pracy również przy pracy zdalnej. Oznacza to kilka konkretnych obowiązków.
Ocena ryzyka zawodowego. Pracodawca przeprowadza ocenę ryzyka dla pracownika zdalnego – uwzględniając wpływ pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy i uwarunkowania psychospołeczne. Może sporządzić jedną uniwersalną ocenę dla grup stanowisk.
Informacja o zasadach bhp. Na podstawie oceny ryzyka pracodawca opracowuje informację zawierającą: zasady właściwej organizacji stanowiska z uwzględnieniem ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych.
Dwa odrębne oświadczenia pracownika. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej potrzebujesz od pracownika dwóch dokumentów. Pierwsze – oświadczenie że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego i informacją bhp oraz że zobowiązuje się do ich przestrzegania. Drugie – oświadczenie że w miejscu wykonywania pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Bez tych dokumentów nie powinieneś dopuścić pracownika do pracy zdalnej.
Szkolenia bhp online. Szkolenie wstępne bhp dla pracownika przyjmowanego na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości elektronicznie – co przy pracy zdalnej jest praktycznym ułatwieniem.
Wypadek przy pracy zdalnej. Wypadek podczas pracy zdalnej traktowany jest jak wypadek przy pracy. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się w terminie uzgodnionym z pracownikiem lub jego domownikiem. Zespół powypadkowy może odstąpić od oględzin jeżeli uzna że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą wątpliwości.
Prace wyłączone z pracy zdalnej. Praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, przekraczających normy czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych, z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, z czynnikami biologicznymi lub radioaktywnymi, ani prac powodujących intensywne brudzenie.
Kontrola pracownika zdalnego – jak przeprowadzać zgodnie z prawem
Masz prawo kontrolować pracownika zdalnego – ale tylko na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu. Kontrola odbywa się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach jego pracy. Musisz dostosować sposób kontroli do miejsca i rodzaju pracy. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Kontrola może dotyczyć: wykonywania pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, przestrzegania wymogów ochrony danych osobowych.
Jeśli w trakcie kontroli stwierdzisz uchybienia w bhp lub ochronie danych – możesz zobowiązać pracownika do usunięcia ich w wyznaczonym terminie albo cofnąć zgodę na pracę zdalną. Pracownik wraca wtedy do dotychczasowego miejsca pracy w terminie który określisz.
Prawo pracownika do kontaktu z zakładem – Twój obowiązek
Pracownik zdalny nie może być odizolowany od reszty firmy. Pracodawca umożliwia pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. Praca zdalna nie może oznaczać wykluczenia z życia firmy.
Cofnięcie pracy zdalnej – kiedy i jak
Każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej. Termin przywrócenia poprzednich warunków ustala się wzajemnie – w braku porozumienia wynosi 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Ważne ograniczenie: nie możesz wystąpić z wiążącym wnioskiem o cofnięcie pracy zdalnej wobec pracowników objętych obowiązkową pracą zdalną – ciężarnych, rodziców dzieci do 4 lat i opiekunów osób z niepełnosprawnościami – chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy. To Ty musisz to udowodnić.
Odmowa pracy zdalnej przez pracownika, złożenie wniosku o pracę zdalną przez pracownika chronionego, ani cofnięcie pracy zdalnej przez pracownika – nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.
Praca zdalna okazjonalna – uproszczone zasady
Praca zdalna okazjonalna – na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku – rządzi się uproszczonymi zasadami. Nie stosuje się do niej przepisów o uzgodnieniu zasad, zapewnieniu sprzętu, ekwiwalencie i ryczałcie. Kontrolę przeprowadza się na zasadach ustalonych z pracownikiem. To uproszczona forma dla doraźnych potrzeb pracownika.
Najczęstsze błędy pracodawców
Brak regulaminu lub porozumienia przy regularnej pracy zdalnej – i brak indywidualnego porozumienia z pracownikiem jako substytut. Nieuwzględnianie obowiązku pokrywania kosztów energii i telekomunikacji. Brak ekwiwalentu lub ryczałtu gdy pracownik używa własnego sprzętu. Brak oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Brak oświadczeń pracownika o warunkach bhp i zapoznaniu z procedurami. Odmowa pracy zdalnej pracownicy w ciąży lub rodzicowi dziecka do 4 lat bez uzasadnionej przyczyny organizacyjnej. Cofanie pracy zdalnej pracownikom chronionym bez wykazania niemożliwości jej kontynuowania. Blokowanie pracownikowi dostępu do zakładu pracy i korzystania z infrastruktury.
Jak możemy pomóc
Kancelaria pomaga pracodawcom we wdrożeniu pracy zdalnej zgodnie z przepisami – od opracowania regulaminu przez dokumentację bhp aż po obsługę sporów.
Pomożemy Ci w: ocenie czy i w jakiej formie należy uregulować zasady pracy zdalnej, przygotowaniu porozumienia ze związkami zawodowymi lub regulaminu pracy zdalnej, opracowaniu oceny ryzyka zawodowego i informacji bhp dla pracowników zdalnych, przygotowaniu wzorów oświadczeń pracowniczych, ustaleniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu i prawidłowym udokumentowaniu tych świadczeń, przygotowaniu procedur ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, obsłudze sporów z pracownikami dotyczących pracy zdalnej.
Umów się na konsultację w Poznaniu już dziś
Praca zdalna źle wdrożona to realne ryzyko finansowe i wizerunkowe. Jeden niekompletny regulamin albo brak ekwiwalentu może kosztować pracodawcę znacznie więcej niż kompleksowe wdrożenie przepisów od początku.
📞 Umów się na konsultację:
Kowalak Jędrzejewska Konrady i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni ul. Mickiewicza 18a/3, 60-834 Poznań Tel.: +48 61 222 49 63 Tel./faks: 61 842 74 45 E-mail: kancelaria@prawnikpoznanski.pl
🗓️ Konsultacje stacjonarne i online 🏛️ Reprezentacja przed poznańskimi sądami 🌍 Obsługa klientów z Poznania i okolic (Jarocin, Gniezno, Września, Kalisz, Leszno)
Oddział Jarocin: Aleja Niepodległości 6, 63-200 Jarocin Tel.: +48 575 641 021 E-mail: adwokat@kancelariajarocin.pl Web: kancelariajarocin.pl